Egy új webshop indítása izgalmas – de tele van buktatókkal. A legtöbb induló vállalkozás minden energiáját a termékekre, marketingre és logisztikára összpontosítja, így az ügyfélszolgálat gyakran háttérbe szorul. Pedig már az első hetekben jöhetnek a kérdések, reklamációk és félreértések – és ha nincs, aki válaszoljon rájuk, az vásárlók elvesztéséhez vezet.

Ebben a cikkben megmutatjuk az 5 leggyakoribb ügyfélszolgálati kihívást, amellyel egy új webshop szembesül – és azt is, hogyan lehet ezeket kiszervezett megoldással gyorsan és hatékonyan kezelni.

1. ❓ Kérdések özöne – de nincs ki válaszoljon

„Van belőle S-es méret?”
 „Mikor érkezik meg?”
 „Tudtok számlát adni cégre?”
 Ezek a kérdések már akkor jönnek, amikor még egyetlen megrendelést sem szállítottál ki. Ha napokig nincs válasz, az érdeklődő máshol vásárol.

Megoldás: Már induláskor legyen legalább egy e-mailes vagy chates csatornád – lehetőleg sablonválaszokkal és gyors reakcióidővel.

2. 📦 Szállítási és logisztikai problémák

Az első kiszállítások gyakran csúsznak, a futárcég hibázik, a raktárkészlet nem pontos. Az ügyfél viszont egy dolgot lát: nem jött meg, amit rendelt.

Tipp: Készíts előre sablont a „Késik a csomag” helyzetekre. Használj nyomkövetési linket minden rendeléshez. És legyen, aki reagál, ha baj van.

3. 💳 Visszaküldés és elállás kezelése

A fogyasztók 14 napon belül indoklás nélkül elállhatnak a vásárlástól. Ezt kevesen vitatják – de sok webshop mégsem tudja hogyan kezelje jogszerűen.

Gyakori hibák:

  • nincs elérhető elállási nyomtatvány,

  • nem válaszolnak időben a visszaküldésre,

  • vitába szállnak a vásárlóval.

Megoldás: Használj sablonokat, ismerd a jogi hátteret (vagy bízd ránk), és kommunikálj udvariasan, szabályosan.

4. 🧑‍💼 Ügyfélszolgálat = Te magad

 

Kezdetben te vagy az ügyvezető, marketinges, logisztikus – és persze az ügyfélszolgálatos is. Ez egy darabig megy, de hosszú távon:

  • fárasztó,

  • stresszes,

  • könnyű hibázni.

A profizmus ott kezdődik, hogy nem te magad válaszolsz éjfélkor egy reklamációra – hanem van egy csapatod (vagy kiszervezett partner), aki gyorsan, nyugodtan és udvariasan kezeli a helyzetet.

5. 📉 Negatív vélemények – túl későn észlelve

Ha az ügyfél nem kap választ, vagy rossz tapasztalata van, könnyen posztolja a Facebookra, ír egy 1 csillagos értékelést vagy visszakérdezi a termékajánló poszt alatt:
 „És a visszaküldés mikor történik meg végre???”

Ezek nyilvánosan rombolják a márkát.

Megoldás:

  • Folyamatos, gyors reakció minden csatornán

  • Automatizált válaszok AI-val

  • Kritikus esetek külön figyelmet kapjanak (VIP ügykezelés, békéltető testületi ismeretek)

A Kontaktcenter.hu megoldása új webshopoknak

Mi nem csak „válaszolgatunk” – hanem struktúrát, rendszert és ügyfélélményt adunk a kezedbe:

✔️ Saját ticketing rendszerünk van
 ✔️ AI + operátor válaszadás, akár sablonalapokon
 ✔️ Ismerjük a 14 napos elállás és reklamáció minden szabályát
 ✔️ Elérhető árú csomagokkal segítjük az indulást
 ✔️ Folyamatos riport – látod, mi történik

Összefoglalás

Egy webshop elindítása rengeteg feladattal jár – az ügyfélszolgálat pedig nem az, amit „majd később” kell megoldani. Az első hetek tapasztalatai döntik el, hogy a látogatóból vásárló lesz-e – és hogy visszatér-e legközelebb is.

Ne vesztegesd az időd e-mailek böngészésére. Szervezd ki az ügyfélszolgálatot – és koncentrálj arra, amit igazán szeretsz: építeni a saját márkádat.